書類を監査する

1．書類横断検索

全ての組織の書類を横断的に検索・照会・ダウンロードすることができます。各書類は照会、ダウンロードのみ可能で、変更や削除を行うことはできません。
また、マルチアカウント管理における書類の照会は既読・未読のステータスを変更しません。

１．１．検索フォーム

書類横断検索の検索条件は以下の項目となります。検索条件から書類の項目を指定し、「検索」ボタンをクリックします。

検索項目

以下の検索項目を条件に取引検索を行います。検索項目を複数指定すると「AND条件 ※１」で検索されます。検索項目に指定した条件に一致した結果を一覧に表示します。

検索項目	説明
書類種別	書類種別を条件に検索します。複数チェックすると「OR条件 ※２」で検索されます。
取引先・宛名	取引先名称または、かんたん閲覧に使用した宛名を部分一致で検索します。アルファベットの大文字小文字は無視して、検索されます。 ex)取引先名称がAbCdEを含む場合、「ABCDE」と「abcde」どちらの入力でも検索されます。
件名	文書の取引名称を部分一致で検索します。
パターン	書類・ドキュメントパターン名称を部分一致で検索します。
送信日・回答日	送信日From/To、回答日From/Toのいずれか一方を選択して検索します。選択した日付指定項目が入力可能となります。
送信日From	送信日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
送信日To	送信日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
回答日From	回答日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
回答日To	回答日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
管理番号	書類作成時に入力した管理番号を部分一致で検索します。管理番号は、半角空白区切りで5個まで入力できます。複数入力した場合の検索方法を右側のAND/ORプルダウンで選択します。(デフォルトはAND)
管理番号なし	管理番号が設定されていない書類を条件に検索します。
ステータス	未処理、処理済、取引先確認中のいずれか１つを選択して検索します。
取引年月日From	取引年月日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
取引年月日To	取引年月日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
取引年月日なし	取引年月日が設定されていない書類を条件に検索します。取引年月日の範囲検索と一緒に検索可能です。
取引金額（税抜）From	取引金額（税抜）が、入力された金額以上の取引を条件に検索します。
取引金額（税抜）To	取引金額（税抜）が、入力された金額以下の取引を条件に検索します。
取引金額なし	取引金額が設定されていない書類を条件に検索します。取引情報を必須にしていない書類も該当します。

※１：指定された複数の条件がすべて同時に成立する場合です
※２：指定された複数の条件のいずれかが成立する場合です
※３：それぞれの日付でFrom～Toを指定することで、一課税期間を通して検索可能です

１．２．検索結果

検索条件に一致する書類は、検索結果として一覧として表示されます。

検索結果が0件の場合、以下のメッセージを出力します。
「検索結果がありません。条件を変更し再検索してください。」

検索結果が200件を超えている場合、以下のメッセージを出力します。
「検索結果が多すぎるため全て表示できません。（{＊１}件中、200件を表示）条件を変更して絞り込んでください。」
＊１：検索結果の件数

管理番号を6個以上入力して「検索」ボタンをクリックした場合、以下のエラーメッセージを出力します。
「管理番号は、５個以内で入力してください」

１．３．書類の詳細確認

検索結果の一覧から件名をクリックすると、書類種別に対応した以下の書類詳細確認画面に遷移します。各書類は照会、ダウンロードのみ可能で、変更や削除を行うことはできません。

１．４．書類のダウンロード

検索結果の一覧から各書類を任意の場所にzipファイルでダウンロードできます。
添付ファイルがある場合は、それも同梱されます。
解凍するとPDF形式の書類と添付ファイルが表示されます。

参考．ダウンロードしたPDFの印刷

ダウンロードしたPDFはいくつかの手段で印刷することができますが、参考としてAdobe Acrobat Readerを使用して印刷する手順を記載します。
※お使いのOSやAdobe acrobat Readerのバージョンによって、多少内容が異なる場合がございます。下記はWindows 10 Proのバージョン20H2、Adobe Acrobat Reade DCのバージョン2021.005.20060による内容です。

ダウンロードしたzipファイルを展開し、書類PDFをAdobe acrobat Readerで開きます。
ツールバー上の[印刷]ボタンをクリックします。
メニューバーの[ファイル]-[印刷]をクリックしても印刷可能です。
印刷ダイアログが表示されますので、印刷を行ってください。ドキュメントのサイズのまま印刷する場合は、ページサイズ処理で「実際のサイズ」を選択します。プリンターの用紙サイズに合わせて印刷する場合は、ページサイズ処理で「合わせる」を選択するか、用紙サイズに合わせて拡大・縮小してください。

１．５．一括ダウンロード

検索条件に一致する書類を一括でダウンロードします。

PDF一括ダウンロードの上限である200件を超えている場合、以下のメッセージを出力します。
「PDF一括ダウンロード可能な件数（200件）を超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

また、ファイルサイズの上限を超えている場合、以下のメッセージを出力します。
「PDF一括ダウンロード可能なサイズを超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

検索結果が0件の場合、一括ダウンロード(PDF)を選択すると以下のメッセージを出力します。
「検索結果がありません。条件を変更し再検索してください。」

CSV一括ダウンロードの上限である1000件を超えている場合、以下のメッセージを出力します。
「CSV一括ダウンロード可能な件数（1000件）を超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

検索結果が0件の場合、一括ダウンロード(CSV)を選択すると以下のメッセージを出力します。
「検索結果がありません。条件を変更し再検索してください。」

例）
【電子種別：電子契約/電子取引、書類配信、ドキュメント管理】
【取引先：取引会社Ｂ電設サービス事業部】に該当する書類をダウンロード

検索一覧上部の「一括ダウンロード」ボタンをクリックし、ダウンロードの形式を選択するとダウンロードポップアップが表示されます。

一括ダウンロードを行うと、「DocYou 書類一括ダウンロードのお知らせ」 メールが送信されます。メールの送信先は以下の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
DocYou 書類一括ダウンロードのお知らせ	操作者が所属する組織の管理者

PDFをダウンロードおよび印刷
「PDF」を選択してダウンロードすると該当書類がPDF形式でダウンロードされます。印刷が必要な場合は、このPDFファイルをAdobe Acrobat Readerなどのツールで開き、印刷を実行してください。
※Adobe Acrobat Readerを使用した印刷手順はこちらを参照ください。
CSVをダウンロードおよび印刷
「CSV」を選択してダウンロードすると各項目が一つの表で記されたcsv形式でダウンロードされます。印刷が必要な場合は、このCSVファイルをExcelなどのツールで開き、印刷を実行してください。
検索結果一覧画面では表示する項目を限定していますが、ダウンロードしたCSVでは書類の関連項目（記録事項）が全て含まれています。CSVに出力される値は、「取引ID」を除いて名称や数値で出力されます。