取引先を招待する

URL発行による取引先の招待の流れを下記に示します。
取引先の招待機能は契約プラン：有償の管理者ユーザーが利用可能です。
※発行した招待用URLの有効期限は、発行してから60日間となりますので、ご注意ください。

１．取引先を一括招待する

「招待URLをCSVで一括発行する」を展開します。
アカウントページの招待プラン「送受信」利用設定がオフの場合、取引先向け招待プランの対象は受信のみアカウントとなります。詳細はアカウントページをご覧ください。
取引先一覧の確認や登録の詳細についてはこちらをご参照ください。

アカウントページの招待プラン「送受信」利用設定がオンの場合、取引先向け招待プランの対象は受信のみアカウントと送受信アカウントとなります。詳細はアカウントページをご覧ください。

１．１．CSVをダウンロード

STEP1から「招待用URL一括発行用CSVダウンロード」ボタンをクリックして、任意のフォルダにダウンロードします。

修正項目は下記の通りです。

項目	説明	チェック
招待先の名称	発行済の招待用URL一覧の招待先の名称に表示されます。	必須項目
招待先メールアドレス	発行したURLの宛先になります。最大3つまで;区切りで設定することができます。 ※複数設定する場合、同じメールアドレスはご利用になれません（アップロード時にエラーになります）。異なるメールアドレスを指定してご利用ください。またメールアドレスは、大文字で入力されたものも小文字のメールアドレスとして登録されます。設定したメールアドレスはご案内メールに使用されます。	必須項目
キーワード	取引先一覧のキーワードを招待と同時に設定したい場合にご利用ください。	上限100文字最大10個まで

アカウントページの外部システム連携設定がONになっている場合、下記の項目設定が可能となります。

項目	説明	チェック
招待先の名称	発行済の招待用URL一覧の招待先の名称に表示されます。	必須項目
キー名	3つまで設定することができます。外部システム連携キーを招待と同時に設定したい場合にご利用ください。	上限100文字キー名を入力した場合は、キー値が必須となります。
キー値	3つまで設定することができます。外部システム連携キーを招待と同時に設定したい場合にご利用ください。	上限100文字キー値を入力した場合は、キー名が必須となります。
招待先メールアドレス	発行したURLの宛先になります。最大3つまで;区切りで設定することができます。 ※複数設定する場合、同じメールアドレスはご利用になれません（アップロード時にエラーになります）。異なるメールアドレスを指定してご利用ください。またメールアドレスは、大文字で入力されたものも小文字のメールアドレスとして登録されます。設定したメールアドレスはご案内メールに使用されます。	必須項目
キーワード	取引先一覧のキーワードを招待と同時に設定したい場合にご利用ください。	上限100文字最大10個まで

１．２．招待プランの選択

STEP3から招待プランの選択を行います。
アカウントページの招待プラン「送受信」利用設定がオフの場合、取引先向け招待プランの対象は受信のみアカウントとなります。
また、招待プラン「送受信」利用設定がオンの場合、取引先向け招待プランの対象は受信のみアカウントと送受信アカウントとなります。詳細はアカウントページをご覧ください。

２要素認証の利用設定について
招待元が許可した場合のみ、招待先がアカウント登録時に２要素認証の無効設定を行うことができます。（登録完了後も招待先アカウントの管理者ユーザーでアカウントページ画面から設定の変更は行えます。）
アカウント登録時の２要素認証の無効設定を許可する場合はチェックを入れて、招待用URLを発行してください。

登録完了時のメール通知について

招待先がDocYouアカウントに登録完了した際、メールによる通知を受け取るかの設定を行うことが可能です。

ラジオボタンの通知するを選択した状態で招待用URLを発行すると、「DocYou お取引先様登録完了のご案内」 メールが送信されます。
また、「通知先を追加」から、最大3件まで通知先を追加することが可能です。
※メールアドレスは、大文字で入力されたものも小文字のメールアドレスとして登録されます。

メールの送信先は以下の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
DocYou お取引先様登録完了のご案内	招待用URL発行者、通知先に追加した宛先

１．３．メールの設定

STEP4でURLの発行と同時に取引先にご案内メールを送るかを選択します。
「URL発行と同時にご案内メールを一括送信する」にチェックを入れると、メール内容を編集することができます。
サンプルの内容が入っているので、必要があれば編集してください。
※【CSVで入力した招待先の名称】はメール送付時にCSVに設定した招待先の名称になります。 ※CSVに設定した招待先メールアドレス宛てにURL発行と同時にご案内メールが送付されます。

１．４．CSVのアップロード

編集をしたCSVをアップロードして「CSVをアップロード」ボタンをクリックする。

STEP4 ご案内メールを設定している場合、以下のモーダルが表示されます。
メールの送信内容をご確認の上、送信ボタンをクリックしてください。
※青字文字はCSVに設定した内容に置き換わります。

画面の上部にURL発行完了のメッセージが表示されます。

CSVをアップロードし、URLを発行したタイミングでSTEP4のご案内メールが送信されます。
※STEP4で「URL発行と同時にご案内メールを一括送信する」にチェックを入れていない場合はメールが送信されません。

また、発行したURLは招待用URL一覧に追加されます。

２．招待状況を確認する

発行後３か月以内の招待用URLを管理することができます。

招待用URL一覧の項目は下記の通りです。

項目	表示内容
招待先の名称	URL発行時に設定した招待先の名称の値が表示されます。
プラン	URL発行時に設定した招待プランである受信のみまたは、送受信が表示されます。
招待用URL	発行した招待用URLが表示されます。
招待日	URL発行を行った日にちが降順で表示されます。列名をクリックすると昇順ソートや降順ソートに切り替えができます。
有効期限	招待用URLの有効期限が表示されます。
連携キー	（外部システム連携設定がONの場合のみの機能）URL発行時に設定した連携キーが表示されます。
キーワード	URL発行時に設定したキーワードが表示されます。

２．１．招待先の名称

URL発行時に設定した招待先の名称の値が表示されます。
URL発行時にご案内メールを送信していない場合、名称は黒文字で表示されます。
URL発行時にご案内メールを送信した場合、リンクで表示されます。

名称のリンクをクリックすると、送信したご案内メールの内容を確認することが可能です。

２．２．有効期限

招待用URLの有効期限が表示されます。
発行した招待用URLの有効期限は、発行してから60日間となります。
期限が切れた場合は再発行が必要となりますのでご注意ください。

また、招待した取引先のアカウント登録が完了したら【登録済み】と表示されます。

２．３．連携キー

ダウンロードしたCSVに連携キーを設定して招待用URLを発行した場合、タグマークが紫のボタンで表示されます。
詳しくは外部システム連携キーを参照してください。

２．４．招待先の検索

検索条件を入力し、「検索」ボタンをクリックします。
以下項目を条件に検索を行います。検索項目を複数指定することで「AND条件 ※１」で検索することが可能です。

項目	説明
招待先名称(部分指定可能)	URL発行時に設定した招待先の名称
招待プラン	受信のみ、もしくは送受信から選択
有効期限	発行した招待用URLの有効期限
招待状況	未登録、登録済み、もしくは期限切れから選択

※１：指定された複数の条件がすべて同時に成立する場合です

例）
【招待先名称：B電設】で検索

検索フォーム

検索結果

※検索結果が０件の場合、メッセージを出力します。

２．５．招待先のCSV一括ダウンロード

招待先の情報をCSV形式で一括ダウンロードができます。

一括ダウンロードのプルダウンから「CSV」を選択してダウンロードをしてください。

ダウンロードされたCSVの項目は下記の通りです。

項目	内容
招待先の名称	URL発行時に設定した招待先の名称
プラン	URL発行時に設定した招待プランである受信のみまたは、送受信が表示
招待用URL	発行した招待用URL
招待日時	URL発行を行った日時
有効期限	発行した招待用URLの有効期限
招待先登録日時	招待した取引先がアカウント登録完了した日時
招待先メールアドレス	発行したURLの宛先
案内メール件名	URL発行時に送信したご案内メールの件名
案内メール本文	URL発行時に送信したご案内メールの本文
キー名	（外部システム連携設定がONの場合のみの機能）URL発行時に設定した連携キー名最大3件まで表示されます。
キー値	（外部システム連携設定がONの場合のみの機能）URL発行時に設定した連携キー値最大3件まで表示されます。
キーワード	URL発行時に設定したキーワード最大10件まで表示されます。

３．取引先の操作

アカウント情報の登録を行います。
招待先がアカウント登録を行った際に、全監査先アカウントに取引先として登録されます。
アカウント情報の登録手順についてはこちらをご覧ください。