書類の一括配信

書類を一括配信

基本的な機能については、書類を配信と同様ですのでそちらをご参照ください。

１．一括配信CSVの作成

入力項目は下記の通りです。
項目の末尾に「※(・・・)」が付いている場合は、カッコ内の入力形式に従って入力してください。

項目	必須／任意	説明
【必須】件名	必須	件名に入力可能な文字は、JIS漢字コード：JIS第一・第二水準までです。使用できない文字が含まれていると、エラーになります。件名に使用できない文字についてはこちらをご参照ください。
管理番号1 ～3	任意	書類の管理番号を入力します。
【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)	必須	スポットの場合は「はい」、取引先の場合は「いいえ」を入力してください。
［参考］取引先1法人名	任意	参考情報として表示される項目になるため入力は不要です。取引先（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「いいえ」）の場合、「取引先一覧画面」の「取引先一覧のCSV一括ダウンロード」を使用して設定すると便利です。
［参考］取引先1組織名	任意	参考情報として表示される項目になるため入力は不要です。取引先（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「いいえ」）の場合、「取引先一覧画面」の「取引先一覧のCSV一括ダウンロード」を使用して設定すると便利です。
取引先1DocYouID	条件付き必須	取引先（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「いいえ」）の場合、入力必須です。「取引先一覧画面」の「取引先一覧のCSV一括ダウンロード」を使用して設定すると便利です。
取引先1スポット法人名	条件付き必須	スポット（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「はい」）の場合、入力必須です。
取引先1スポット組織名	条件付き必須	スポット（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「はい」）の場合、入力必須です。
取引先1スポット姓	条件付き必須	スポット（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「はい」）の場合、入力必須です。
取引先1スポット名	条件付き必須	スポット（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「はい」）の場合、入力必須です。
取引先1スポットメールアドレス	条件付き必須	スポット（「【必須】取引先1スポット対象※(はい/いいえ)」が「はい」）の場合、入力必須です。また、入力値がメールアドレス形式でない場合(＊1)、エラーです。
【必須】取引年月日※(YYYY/MM/DD)	必須	取引情報必須の場合、出力される項目です。 YYYY/MM/DDの形式で入力してください。存在しない日付を入力した場合、エラーになります。
【必須】取引金額(税抜)	必須	取引情報必須の場合、出力される項目です。整数13桁以内で入力してください。整数以外(英字、カンマ(,)以外の記号等)、または14桁以上入力した場合、エラーになります。
取引金額(税込)	任意	同上
取引金額(税額)	任意	同上
【必須】契約年月日(開始日)※(YYYY/MM/DD)	必須	契約情報必須の場合、出力される項目です。 YYYY/MM/DDの形式で入力してください。存在しない日付を入力した場合、エラーになります。 ※契約年月日（開始日）≦ 契約年月日（終了日）になるように入力してください。
契約年月日(終了日)※(YYYY/MM/DD)	任意	同上
自動更新※(有り/無し)	任意	契約情報必須の場合、出力される項目です。自動更新する場合は「有り」しない場合は「無し（有り以外）」を入力してください。
(入力項目)入力項目名	必須（ただし、入力任意で設定した項目は任意）	設定したユーザー入力項目が全て出力されます。また入力項目「日付」、「数値」、「金額」は、文字タイプに応じた入力チェックを行います。

＊1

半角英字(A-Z、a-z)、半角数字 (0-9)、ハイフン(-)、アンダーバー(_)、ピリオド(.)以外が使用されている。
ドメイン定義(@xxx.ne.jp、@xxx.co.jp、@xxx.com等)がない

１．１．取引先1DocYouIDの入力について

「取引先一覧画面」の以下機能からダウンロードした一括送信登録用CSVの以下項目の流用を推奨します。

「取引先法人名」、「取引先組織名」、「DocYouID」をコピーして
「［参考］取引先1法人名」、「［参考］取引先1組織名」、「取引先1DocYouID」に貼り付け

↓

２．一括配信CSVのアップロード

作成した一括配信用のCSVをアップロードします。

名称	機能
進行状況	書類一括配信の工程を表示します。・一括配信CSVアップロード・一括配信書類配信内容の確認・配信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。
書類パターン	テンプレート設定済の「書類パターン」を候補にしてます。 CSVをダウンロードした同じ書類パターンを設定してください。
一括配信CSVファイル領域	CSVファイルをドラッグ＆ドロップでアップロードする領域です。
ファイル選択	CSVファイルを選択するエクスプローラー画面を表示します。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
一括配信書類配信内容の確認へ進む	CSVが設定されるとボタンが活性表示に変わります。一括配信書類配信内容確認画面に遷移します。画面の入力項目またはCSVの入力内容に不備がある場合、エラーになります。

２．１．一括配信CSVのアップロード

作成したCSVをドラッグ＆ドロップまたはファイル選択で設定してください。

※CSVのデータが100件を超えている場合、以下のメッセージを出力します。

「アップロードする送信データは、100個以内で入力してください。」

２．２．一括配信書類配信内容の確認へ進む

「一括配信書類配信内容の確認へ進む」ボタンをクリックすると、一括配信書類配信内容確認画面に遷移します。

※画面の入力項目またはCSVの入力内容に不備がある場合、エラーになります。

３．一括配信書類配信内容の確認

CSVの1行目の内容を代表で確認し、

添付ファイルの設定、ユーザータグ・共通タグの設定、配信メッセージ等を設定し、書類を一括配信します。

※一括配信の場合、編集中の書類の一時保存はできません。

※配信後は書類を訂正する事はできません。 書類内容に誤りが無いか確認してください。

名称	機能
進行状況	書類一括配信の工程を表示します。・一括配信CSVアップロード・一括配信書類配信内容の確認・配信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。前の工程をクリックすると画面遷移します。
書類パターン	一括配信CSVアップロード画面にて設定された書類パターン名を表示します。
取引情報必須	設定した書類パターンが、取引情報必須の対象書類の場合はチェックマークが表示されます。
契約情報必須	設定した書類パターンが、契約情報必須の対象書類の場合はチェックマークが表示されます。
タイムスタンプあり	設定した書類パターンが、タイムスタンプありの場合はチェックマークが表示されます。
保管期限	設定した書類パターンの、保管期間より算出した日付（翌月1日から起算した保管期間経過後の月末日）が表示されます。
件名	CSVファイルの1行目に入力された件名を表示します。
PDFファイル名	設定した書類パターンのPDFファイル名が表示されます。
CSV件数	CSVファイルの件数を表示します。PDFは常に1行目の内容を表示します。
←	PDFファイルの前ページを表示します。
ページ数	PDFファイルのページ数を表示します(表示ページ数／総ページ数)。
→	PDFファイルの次ページを表示します。
入力項目設定領域	PDFファイルに入力項目を設定・表示する領域です。
添付ファイル	書類に添付するファイルを指定します。 ※一括配信時は、9個まで、PDFファイルと合わせて合計50MByteまでの添付が可能です。
ユーザータグ	書類に付けるユーザータグを設定します。
共通タグ	書類に付ける共通タグを設定します。
配信メッセージ	書類に付けるメッセージを設定します。
※チェックリスト	現時点では、書類配信はチェックリスト未対応です。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
一括配信CSVアップロードへ戻る	前画面(一括配信CSVアップロード画面)に戻ります。
一括配信する	CSVに入力した各取引先に書類が送信されます。 (一括配信書類配信内容の確認画面)に遷移します。画面の入力項目に不備がある場合、エラーになります。

３．１．一括配信する

「一括配信する」ボタンをクリックすると、CSVに入力した各取引先に書類が一斉に送信されます。

書類の受信側に所属するユーザーには 「DocYou 書類配信のお知らせ」 メールが送信されます。
※一括配信時には、送信元組織向けメールは送信しませんので、ご注意ください。

「DocYou 書類配信のお知らせ」 メールの送信先は下記の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
送信元組織向け	送信しません。
受信側組織向け	「通知メール」が受信するに設定された全ユーザー(管理者、一般で「受信する」を選択)

配信処理後、トップページ画面に遷移します。

書類のステータスは処理済みとなります。

また、配信した書類の一覧表示にも反映されます。

※「一括配信する」ボタンが活性になっていない場合は、書類配信不可が設定されていないかをご確認ください。