取引先の管理

取引先の管理

登録済みの取引先の情報を確認、及び登録を行います。

１．取引先一覧

登録済みの取引先の一覧を表示します。

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名称 機能
検索フォーム 検索したい取引先、ユーザータイプ、取引先登録日、キーワード、適格請求書発行事業者登録番号の有無を入力します。
検索 入力フォームに入力した検索条件を基に検索を行います。
取引先登録 取引先登録を行います。
件数 一覧の出力件数を表示します
表示件数 １ページに表示する件数(10、25、50、100)を指定します。
← 前ページを表示します。
ページ数 一覧のページ数を表示します。
→ 次ページを表示します。
取引先名 取引先名を表示します。
法人番号 法人番号を表示します。
適格事業者登録番号 適格請求書発行事業者登録番号を表示します。
DocYouID DocYouIDを表示します。
住所 取引先の住所(都道府県・市区町村・町名番地・建物名等)を表示します。
ユーザータイプ 取引先のユーザータイプを表示します。
(有償・招待・休会・退会・スポット・受信)
有効期限 取引先の有効期限を表示します。
取引先登録日 取引先登録日を表示します。
キーワード キーワードを設定・表示します。
未設定の場合は背景色が白、設定済の場合は背景色が紫色に変わります。
解除 取引先の登録を解除します。

２．検索

検索条件を入力し、「検索」ボタンをクリックします。
以下項目を条件に取引先検索を行います。検索項目を複数指定することで「AND条件 ※１」で検索することが可能です。

  • 取引先(部分指定可能)
    • アルファベットの大文字小文字は無視して、検索されます。
    • ex)取引先名称がAbCdEを含む場合、「ABCDE」と「abcde」どちらの入力でも検索されます。
  • 法人番号
  • ユーザータイプ
  • 取引先登録日
  • キーワード(部分指定可能)
  • 適格請求書発行事業者登録番号

※１：指定された複数の条件がすべて同時に成立する場合です

例）
【取引先：取引会社A電設】
【法人番号：1000000000001】
【ユーザータイプ：有償】
【取引先登録日：2022/08/01～2022/08/31】
【キーワード：aaa】
【適格請求書発行事業者登録番号：有り】で検索

検索フォーム

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検索結果

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※検索結果が０件の場合、メッセージを出力します。

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２．１．ユーザータイプ

ユーザータイプの種類は下記の通りです。

ユーザータイプ 機能
有償
招待
休会
退会
スポット
受信

２．２．キーワード

キーワード欄のマークをクリックするとキーワード設定モーダルが表示されます。 image

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任意の文字列を入力し保存をクリックすると登録が行えます。
キーワード追加ボタンから最大１０件まで登録することができます。 image

設定済の場合は、キーワード欄のマークの背景色が紫色に変わります。 image

３．取引先登録

DocYouに登録済のアカウントを取引先として登録できます。

取引先登録機能が利用できる契約プランは有償アカウントの管理者ユーザーと受信のみアカウントの管理者ユーザです。
取引先として登録できる相手の契約プランは有償アカウントと受信のみアカウントです。

DocYouに登録済のアカウントを取引先として登録する場合、「取引先登録」ボタンをクリックします。
取引先登録画面が表示されます。
法人番号とDocYouIDを入力して、フォーカスアウトすると、該当する取引先と取引先住所が表示され、「登録」ボタンが活性化されます。

取引先がDocYouアカウントが未登録の場合、こちらから招待をお願いします。

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法人番号をアカウント情報として未登録の取引先を登録する場合、「法人番号なし」にチェックを入れると法人番号の入力が非活性となり、DocYouIDのみで登録が可能です。

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「登録」ボタンをクリックすると、取引先登録を行います。
取引先登録処理完了後、取引先一覧画面に遷移し、以下の正常終了メッセージが表示されます。

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登録した取引先が取引先一覧画面に表示されます。

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登録済の取引先を入力して登録ボタンをクリックした場合、以下のエラーメッセージが表示されます。

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法人番号とDocYouIDのどちらかを誤って入力した場合、以下のエラーメッセージが表示されます。

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取引先として登録できないアカウントの情報を入力して「登録」ボタンをクリックした場合、エラーメッセージが表示されます。

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DocYouに未登録のアカウントを取引先として招待する場合は、こちらを参照ください。

４．外部システム連携キー

アカウントページの外部システム連携設定がONになっている場合、当画面にて外部システム連携キーの設定が可能となります。

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DocYouのシステム内部ではDocYouIDから顧客情報を管理していますが、上位システムで管理する仕入先コード等とDocYouIDを紐づける連携情報として外部システム連携キーの登録が必要となります。
外部システム連携キー機能が利用できる契約プランは有償アカウントの管理者ユーザーです。

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４．１．連携キー管理用CSVダウンロード

取引先の外部システム連携キー情報をCSV形式でダウンロードします。
ダウンロードしたCSVを使用して、連携キー登録・削除を行います。

外部システム連携キープルダウンから「連携キー管理用CSVダウンロード」を選択します。

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ファイル名「register_keys_template_yyyyMMddhhmmss.csv」でCSVファイルがダウンロードされます。
※CSVファイルの保存場所はブラウザの設定により異なります。デフォルトの設定ではダウンロードフォルダに保存されます。
※休会や退会をしている企業はダウンロード対象外となります。

項目 内容
法人名 取引先の法人名
組織名 取引先の組織名
DocYouID 取引先のDocYouID
キー名 空欄
キー値 空欄
操作 登録

４．２．連携キー確認用CSVダウンロード

登録済みの取引先の外部システム連携キー情報をCSV形式でダウンロードします。
ダウンロードしたCSVを使用して、連携キー登録・削除を行います。

外部システム連携キープルダウンから「連携キー確認用CSVダウンロード」を選択します。

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ファイル名「registered_keys_yyyyMMddhhmmss.csv」でCSVファイルがダウンロードされます。 １つの組織に複数のキーを登録している場合、その個数分の行を出力します。
※CSVファイルの保存場所はブラウザの設定により異なります。デフォルトの設定ではダウンロードフォルダに保存されます。
※休会や退会をしている企業はダウンロード対象外となります。

項目 内容
法人名 取引先の法人名
組織名 取引先の組織名
DocYouID 取引先のDocYouID
キー名 登録済みのキー名(外部システム連携キーが未登録であれば空欄)
キー値 登録済みのキー値(外部システム連携キーが未登録であれば空欄)
操作 空欄

４．３．連携キー登録・削除

取引先の外部システム連携キー情報を登録・削除します。
外部システム連携キー新規登録手順または、外部システム連携キー削除手順から作成したCSVを使用します。

１つの組織に複数のキーを登録する場合、キー1つにつき法人名・組織名も1行ずつ記載してください。

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項目 内容
法人名 取引先の法人名
組織名 取引先の組織名
DocYouID 取引先のDocYouID
キー名 外部システムと連携するためのキー名
キー値 外部システムと連携するためのキー値
操作 外部システム連携キーの操作種別(登録/削除)

外部システム連携キープルダウンから「連携キー登録・削除」を選択します。

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CSVファイルアップロード画面に遷移します。

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ファイルを選択 または ドラッグ＆ドロップして、エクスプローラ画面からCSVファイルを指定し、「次へ」ボタンをクリックします。選択するCSVファイル名の指定はありません。CSV形式のファイルであれば選択可能です。

データが入っていないCSVファイルを指定した場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。

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一度に登録可能な外部システム連携キーは500件までです。登録件数が500件を超えた場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。

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アップロードしたcsvデータの操作方法が登録または削除以外の場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。

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「次へ」ボタンを押下後、外部システム連携キー登録内容確認画面に遷移します。

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登録または削除するCSVファイルの内容を確認し「登録」ボタンをクリック後、確認モーダルの「確定」ボタンをクリックすると外部システム連携キーの登録が完了します。

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※登録するCSVファイル内の全件データがチェック通過後に、登録処理が行われます。

※以下エラーが発生した場合、登録処理ができていないのでご注意ください。

１つの組織に登録可能な外部システム連携キーは３つまでです。４つ以上外部システム連携キーが存在する場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。

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キー名とキー値を重複しての登録できません。

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既存のキー名とキー値の組み合わせは登録できません。

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外部システム連携キー登録が完了したデータ上に削除対象のキー名とキー値がないものは削除できません。

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４．４．外部システム連携キー新規登録手順

  1. 連携キー管理用CSVをダウンロードする。
    連携キー管理用CSVダウンロードからCSVファイルをダウンロードします。
    取引先一覧から条件に一致する取引先を対象に、最大500アカウント分の情報がダウンロードされます。
    ※500アカウントを超える場合は、検索条件を指定して対象を絞るようお願いします。

  2. CSVファイルの設定を行う
    ダウンロードしたCSVファイルを開いて項目を設定します。
    例として、Excelで表示していますが形式は問いません。(項目内容については連携キー管理用CSVダウンロードを参照ください。)
    操作は登録がデフォルトで設定されています。
    キー名とキー値は任意の値を設定します。

  3. 外部システム連携キーの登録を行う
    設定したCSVファイルを使用して登録を行います。連携キー登録・削除を参照ください。

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４．５．外部システム連携キー削除手順

  1. 連携キー確認用CSVをダウンロードする。
    連携キー確認用CSVダウンロードからCSVファイルをダウンロードします。
    取引先一覧から条件に一致する取引先を対象に、最大500アカウント分の外部システム連携キー情報がダウンロードされます。
    ※500アカウントを超える場合は、検索条件を指定して対象を絞るようお願いします。

  2. CSVファイルの設定を行う
    ダウンロードしたCSVファイルを開いて項目を設定します。
    例として、Excelで表示していますが形式は問いません。(項目内容については連携キー確認用CSVダウンロードを参照ください。)
    削除対象である外部システム連携キー情報の行の操作を削除に設定してください。
    ※削除対象でない外部システム連携キー情報の行はCSV上から消してください。

  3. 外部システム連携キーの削除を行う
    設定したCSVファイルを使用して削除を行います。連携キー登録・削除を参照ください。

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操作として外部システム連携キーの更新はできません。外部システム連携キーの登録内容を修正する場合は、お手数ですが本手順の外部システム連携キー削除を行ってから、再度外部システム連携キー新規登録をお願いします。

５．取引先一覧のCSV一括ダウンロード

取引先一覧の情報をCSV形式で一括ダウンロードができます。
CSV一括ダウンロードは契約プランに関わらずご利用が可能です。

一括ダウンロードのプルダウンから「CSV」を選択してダウンロードをしてください。

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ダウンロードされたCSVの項目は下記の通りです。

項目 内容
取引先法人名 取引先の法人名
取引先組織名 取引先の組織名
DocYouID 取引先のDocYouID
法人番号 取引先の法人番号
適格請求書発行事業者登録番号 取引先の適格請求書発行事業者登録番号
住所 取引先の住所
ユーザータイプ 取引先のユーザータイプ
管理者数 取引先の管理者数
有効期限 取引先の有効期限
取引先登録日 取引先として登録された年月日
キーワード 取引先一覧に設定したキーワード
最大10件まで

６．解除

取引先の登録を解除します。 ※取引先を解除すると取引先一覧に表示されなくなります。
※書類送付時の宛先設定に解除した取引先を宛先に設定することができなくなります。

解除欄のゴミ箱マークをクリックから、対象の取引先の登録を解除することができます。
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解除対象の取引先が選択したものでいいか確認をして「はい」をクリックしてください。 image

取引先解除処理完了後、取引先一覧画面に遷移し、以下の正常終了メッセージが表示されます。
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取引先解除の操作対象は下記の通りです。

ユーザータイプ 操作
有償 解除可
招待 解除不可
休会 解除不可
退会 解除不可
スポット 解除不可
受信 解除可

解除不可の取引先はゴミ箱マークが表示されません。 image

外部システム連携キーを設定している取引先は登録を解除することができません。
送信元アカウントにて外部システム連携キーが設定されている取引先を取引先解除しようとすると、以下エラーが表示されます。
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取引先アカウントにて送信元アカウントを取引先解除しようとすると、以下エラーが表示されます。
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