書類の確認

送信した書類を確認

取引先に送信した書類を照会・ダウンロード・更新することができます。これらの機能は、納税地（皆様のご利用環境）で利用可能です。

※書類ステータスが「書類作成中」以外の書類は、既に取引先に送信していることから、 書類・取引先・添付ファイルの変更は出来ません。 書類が回答されると管理番号の変更ができなくなります。

１．書類の確認

送信した書類は以下の方法から確認することができます。

• 書類状況一覧画面から確認
• メールのアクセス用URLから確認

１．１．書類状況一覧画面から確認

送付した書類の一覧を表示します。

サイドメニューから「送信した書類を確認」を選択した際の検索条件は以下のように初期設定されています。
書類種別：電子契約/書類取引・書類配信・ドキュメント管理、
ステータス：送信、
送信・登録日：一か月前の日付となっています。

名称	機能
取引検索	絞り込み検索を行います
件数	一覧の出力件数を表示します。
一括ダウンロード	一覧に表示されている書類を全件ダウンロードします。
表示件数	１ページに表示する件数(10、25、50、100、200)を指定します。
←	前ページを表示します。
ページ数	一覧のページ数を表示します。
→	次ページを表示します。
件名	書類の件名を表示します。
送信日	送信日を表示します。列名をクリックすると降順にソートされます。 送信日Fromには1か月前が初期設定されています。
取引先	取引先を表示します。
ステータス	書類の送付・受信状況を表示します
送/受	送信・受信どちらの書類に該当するかを表示します
既/未	取引先が書類を開封したかどうかを表示します。
タグ	書類作成時に付けたタグを表示します（タグを照会・更新 参照）
管理番号	書類作成時に入力した管理番号を表示します。
ダウンロード	書類をPDF形式でダウンロードします。
メモ	メモを設定・表示します

書類の項目を指定し、「検索」ボタンをクリックします。

タグは、10個まで入力できます。(11個目を入れると11個目の入力値は削除されます。)

複数入力した場合の検索方法を右側のAND/ORプルダウンで選択します。(デフォルトはAND)

管理番号は、半角空白区切りで5個まで入力できます。

複数入力した場合の検索方法を右側のAND/ORプルダウンで選択します。(デフォルトはAND)

例）
【書類種別：電子契約/書類取引・書類配信・ドキュメント管理】
【ステータス：取引先確認中】で検索

検索フォーム

検索項目

以下の検索項目を条件に取引検索を行います。検索項目を複数指定することで「AND条件 ※１」で検索することが可能です。検索項目に指定した条件にヒットした結果を一覧表示します。

検索項目	説明
電子種別	電子種別を条件に検索します。
取引先・宛名	取引先名称または、かんたん閲覧に使用した宛名を部分一致で検索します。アルファベットの大文字小文字は無視して、検索されます。 ex)取引先名称がAbCdEを含む場合、「ABCDE」と「abcde」どちらの入力でも検索されます。
件名	取引名称を部分一致で検索します。
パターン	書類・ドキュメントパターン名称を部分一致で検索します。書類パターンを電子取引データの種類別（領収書、請求書、見積書など）に作成しておくことで、同種類別に検索することが可能です。書類パターンについてはこちらを参照ください。
DocYouID	DocYouIDを条件に検索します。※４
取引先から参照	取引先名称からDocYouIDを確認・設定することができます 使い方はこちらを参照ください。
送信日From	送信日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
送信日To	送信日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
回答希望日From	回答希望日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
回答希望日To	回答希望日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
管理番号	書類作成時に入力した管理番号を部分一致で検索します。複数入力時のAND/ORプルダウンについてはこちらを参照ください。
取引先タグ	ドキュメント登録、または取引先タグ一覧に追加したタグを検索します。複数入力時のAND/ORプルダウンについてはこちらを参照ください。
ステータス	以下、書類のステータスで検索します。複数チェックすることで「OR条件 ※２」で検索することが可能です。ステータスの種類についてはこちらを参照ください。
ドキュメント移動	電子契約／電子取引、書類送信からドキュメント管理に移動した取引を検索します。
未読/既読	取引先が書類を開封したかどうかを条件に検索します。
送信/受信	送信・受信どちらの書類に該当するかを条件に検索します。 複数チェックすることで「OR条件 ※２」で検索することが可能です。
回答日From	回答日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
回答日To	回答日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
タグ	書類作成時に付けたタグを部分一致で検索します。複数入力時のAND/ORプルダウンについてはこちらを参照ください。
取引年月日From	取引年月日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
取引年月日To	取引年月日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
取引年月日なし	取引年月日が設定されていない書類を条件に検索します。取引年月日の範囲検索と一緒に検索可能です。
取引金額（税抜）From	取引金額（税抜）が、入力された金額以上の取引を条件に検索します。
取引金額（税抜）To	取引金額（税抜）が、入力された金額以下の取引を条件に検索します。
取引金額なし	取引金額が設定されていない書類を条件に検索します。取引金額の範囲検索と一緒に検索可能です。
契約年月日From	契約年月日が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
契約年月日To	契約年月日が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３
自動更新	契約の自動更新有無を条件に検索します。
保管期限From	保管期限が、入力された日付以降の取引を条件に検索します。※３
保管期限To	保管期限が、入力された日付以前の取引を条件に検索します。※３

※１：指定された複数の条件がすべて同時に成立する場合です
※２：指定された複数の条件のいずれかが成立する場合です
※３：それぞれの日付でFrom～Toを指定することで、一課税期間を通して検索可能です
※４：２０２４年１１月リリース以降に作成した書類が対象となりますのでご注意ください

補足１．値なし検索

取引年月日、または取引金額に値がないことを条件に取引検索を行うことができます。

• 検索対象の取引は、①取引情報必須で取引年月日、または取引金額未入力の取引、②取引情報自体が入力の必要ない取引となります。 ※書類パターンでは下記に該当します。

• 取引年月日なし、または取引金額なしにチェックを入れて「検索」ボタンをクリックします。
  

• 取引年月日なし、または取引金額なしの取引を一覧表示します。
  ※①取引情報必須で取引年月日、または取引金額未入力の取引、②取引情報自体が入力の必要ない取引

• ①と②の書類詳細確認画面の表示内容は以下のとおりです。

  • 取引情報入力が必須のため【取引情報】欄が表示されており、取引年月日、および取引金額は未設定であることが確認できます。
  • 取引情報入力自体が必要ないため【取引情報】欄が表示されていません。

補足２．取引先からDocYouID検索

取引先名から書類検索を行うときに取引先の法人名・組織名が変更されている場合、DocYouIDからの検索が便利です。
取引先名を部分一致で検索し、DocYouIDを設定可能なモーダルを使用することができます。取引先名が変更されていた場合、変更前の取引先名も検索対象となります。
モーダルで選択したDocYouIDは検索条件に指定されます。

ご利用方法
取引先から参照ボタンをクリックします。

取引先名を入力して検索ボタンをクリックします。
例として『DocYou』で検索を行います。

取引先名に入力された文字列に部分一致で検索された一覧が表示されます。

一覧に表示される情報は以下です。

項目	説明
取引先名	取引先が現在登録している法人組織名が表示されます。
（旧名）※	取引先が法人名・組織名を変更している場合、変更前の法人組織名が表示されます。 また、現在登録している法人組織名も表示されます。
住所	取引先が登録している住所が表示されます。
DocYouID	取引先のDocYouIDが表示されます。

※2025/01リリース以降にアカウントページで法人名・組織名を変更した場合に旧名が保持されます。

検索項目に設定したい取引先のDocYouIDを反映ボタンをクリックします。

検索条件にDocYouIDが設定されるので、引き続き書類検索を行ってください。

補足３．検索結果の確認

検索結果に出力される値は、内部的に管理されたコード番号等ではなく、名称や数値で出力されます。
※以下、取引先、ステータス、送/受など

※検索結果が０件の場合、メッセージを出力します。

※検索結果が200件を超えている場合、以下のメッセージを出力します。

「検索結果が多すぎるため全て表示できません。（{＊1}件中、200件を表示）　条件を変更して絞り込んでください。」 ＊1：検索結果の件数

※管理番号を6個以上入力して「検索」ボタンをクリックした場合、エラーメッセージが表示されます。

一覧の各件名をクリックすると、該当の書類を確認することができます。
※ステータスが書類作成中(＝一時保存)の書類をクリックすると、「書類を送付」の 入力項目の設定画面 に遷移します。

１．２．メールのアクセス用URLから確認

書類送信時に送られたメールにアクセス用URLが記載されています。

URLをコピーして任意のブラウザからログイン後に、該当の書類を確認することができます。

２．書類の詳細

取引先のステータスが確認できます。
回答済みの場合は回答日も表示されます。
「回答結果確認あり」に設定していた書類の場合は、確認の行が追加表示されます。
確認済みの場合は確認日も表示されます。

書類詳細確認画面で送信済みの書類を更新すると、操作履歴に表示されます。
操作履歴についてはこちらを参照ください。

２．１．アクセス用URL

書類詳細確認画面 の上部に書類アクセス用URLが表示されます。
書類コピーのアイコンをクリックすると、書類詳細確認画面のURLがクリップボードへコピーされます。

２．２．取引状態

取引の状態を表します。

取引状態	説明
起票	書類送信直後の状態です。
処理中	取引先(三社間取引の場合少なくとも一方)がまだ書類に回答していない状態です。
回答結果・確認	取引先が同意して、送信元が回答結果をまだ確認してない状態です。
完了	取引先が書類に回答(同意・却下)した状態です。

２．３．電子署名状態

電子署名の付与状態を表します。

電子署名状態	説明
署名未済	一切の電子署名がされてない状態です。
回答結果署名済み	取引先が同意・回答済みで電子署名未済の状態です。(回答結果確認なしの場合は回答結果署名済み状態にはなりません。)
決裁結果署名済み	取引状態が完了して電子署名済の状態です。

２．４．ステータス

書類の送受信・回答状況を表します。

下記は取引先に送付した書類のステータスです。

ステータス	説明
書類作成中	送付前に書類を一時保存した状態です。
取引先確認中	取引先(三社間取引の場合少なくとも一方)がまだ書類に回答していない状態です。
取引先同意	取引先が書類に回答(同意)した状態です。
取引先却下	取引先が書類に回答(却下)した状態です。
取引先差戻	取引先が書類に差戻した状態です。
回答結果・未処理	取引先が書類に同意した後、回答結果をまだ確認してない状態です。
回答結果・処理中	回答結果を処理中にした状態です。
回答結果・同意	回答結果を確認(同意)した状態です。
回答結果・却下	回答結果を確認(却下)した状態です。
書類作成中	配信前に書類を一時保存した状態です。
配信済み	書類を配信した状態です。
書類取消	回答希望日から3か月以上経過した書類を取消した、または取引先が差し戻した書類を取消した状態です。
配信停止済み	配信済みの書類を停止した状態です。

下記は取引先から受信した書類のステータスです。

ステータス	説明
回答未処理	取引先から受信した書類が未回答の状態です。
回答処理中	取引先から受信した書類が回答処理中の状態です。
他社確認中	取引先から受信した書類が自社は同意、他社が未回答の状態です。
同意済み	取引先から受信した書類が回答済み(同意)の状態(三社間取引の場合他社も)です。
当社同意他社却下	取引先から受信した書類が自社は同意、他社が却下した状態です。
却下済み	取引先から受信した書類が回答済み(却下)の状態です。
回答結果・送信元確認中	取引先から受信した書類を回答済み(同意)にした後、取引先が回答結果を確認中の状態です。
回答結果・送信元同意	取引先から受信した書類を回答済み(同意)にした後、取引先が回答結果を確認(同意)した状態です。
回答結果・送信元却下	取引先から受信した書類を回答済み(同意)にした後、取引先が回答結果を確認(却下)した状態です。
回答結果・差戻	取引先から受信した書類を回答済み(同意)にした後、取引先が回答結果を差戻した状態です。
未確認	取引先から受信した配信書類が未確認の状態です。
確認済み	取引先から受信した配信書類を確認した状態です。
送信元取消済み	回答希望日から3か月以上経過した書類を送信元が取消した、または取引先から受信した書類を差し戻した後、送信元が取消した状態です。
送信元配信停止済み	取引先から受信した配信書類が停止された状態です。

下記はドキュメント管理のステータスです。

ステータス	説明
登録済み	ドキュメントを登録済みの状態です。

２．５．内部へのコメント投稿

組織内でコメントのやり取りを行うことができます。

詳しくはこちらをご確認ください。

２．６．取引先へのメッセージ送信

取引先とメッセージのやり取りを行うことができます。

詳しくはこちらをご確認ください。

２．７．書類を取り消す

書類送信時に設定した回答希望日から3か月以上経過した場合、書類を取り消すことができます。
例：回答希望日を2024/08/05に設定→2024/11/06以降取消可能

確認モーダルが表示されるため、取り消しをクリックすると処理が完了します。
※取り消し直前に書類詳細確認画面で行った変更は破棄されます。

書類の送信元に所属するユーザーには 「DocYou 書類取消のお知らせ」 メールが送信されます。

「DocYou 書類取消のお知らせ」 メールの送信先は下記の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
送信元組織向け	管理者、送信者本人および送信時までに書類を操作したユーザー(操作履歴の操作者全員)

取り消しを行った書類は、以下のステータスとなり取引が終了します。

３．書類のダウンロード

各書類をzipファイルでダウンロードできます。

添付ファイルがある場合は、それも同梱されます。

例）
【件名：秘密保持契約書】をダウンロード

画面右の「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ポップアップが表示されますので任意の場所にダウンロードします。

zipファイルがダウンロードされ、解凍するとPDF形式の書類と添付ファイルが表示されます。

参考．ダウンロードしたPDFの印刷

ダウンロードしたPDFはいくつかの手段で印刷することができますが、参考としてAdobe Acrobat Readerを使用して印刷する手順を記載します。
※お使いのOSやAdobe acrobat Readerのバージョンによって、多少内容が異なる場合がございます。下記はWindows 10 Proのバージョン20H2、Adobe Acrobat Reade DCのバージョン2021.005.20060による内容です。

• ダウンロードしたzipファイルを展開し、書類PDFをAdobe acrobat Readerで開きます。

• ツールバー上の[印刷]ボタンをクリックします。

• メニューバーの[ファイル]-[印刷]をクリックしても印刷可能です。

• 印刷ダイアログが表示されますので、印刷を行ってください。ドキュメントのサイズのまま印刷する場合は、ページサイズ処理で「実際のサイズ」を選択します。プリンターの用紙サイズに合わせて印刷する場合は、ページサイズ処理で「合わせる」を選択するか、用紙サイズに合わせて拡大・縮小してください。

４．一括ダウンロード

検索条件に一致する書類を一括でダウンロードします。

PDFで指定した場合、書類ごとにフォルダが作成され、一つのzipファイルがダウンロードできます。

PDF一括ダウンロードの上限は200件です。200件を超えている場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。
「PDF一括ダウンロード可能な件数（200件）を超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

また、ファイルサイズの上限を超えている場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。
「PDF一括ダウンロード可能なサイズを超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

CSVで指定した場合、一つの表で記されたCSVファイルがダウンロードできます。

CSV一括ダウンロードの上限は1000件です。1000件を超えている場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。
「CSV一括ダウンロード可能な件数（1000件）を超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

連携用ZIPで指定した場合、書類ごとにフォルダが作成され、一つのzipファイルがダウンロードできます。

連携用ZIP一括ダウンロードの上限は200件です。200件を超えている場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。
「連携用ZIP一括ダウンロード可能な件数（200件）を超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

また、ファイルサイズの上限を超えている場合は、以下のエラーメッセージが表示されます。
「連携用ZIP一括ダウンロード可能なサイズを超えています。条件を変更し、検索をやり直してください。」

例）
【電子種別：電子契約/電子取引・書類配信・ドキュメント管理】
【取引先：取引会社Ｂ電設サービス事業部】に該当する書類をダウンロード

検索一覧上部の「一括ダウンロード」ボタンをクリックし、所望の形式をクリックするとダウンロードポップアップが表示されます。

一括ダウンロードを行うと、「DocYou 書類一括ダウンロードのお知らせ」 メールが送信されます。 メールの送信先は以下の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
DocYou 書類一括ダウンロードのお知らせ	操作者が所属する組織の管理者

• PDFをダウンロードおよび印刷

「PDF」を選択してダウンロードすると該当書類がPDF形式でダウンロードされます。印刷が必要な場合は、このPDFファイルをAdobe Acrobat Readerなどのツールで開き、印刷を実行してください。
※Adobe Acrobat Readerを使用した印刷手順はこちらを参照ください。

• CSVをダウンロードおよび印刷

CSV形式を指定した場合、各項目が一つの表で記されたcsvファイルがダウンロードできます。ダウンロードされた印刷が必要な場合は、CSVをExcelなどのツールで開き、印刷を実行してください。
検索結果一覧画面では表示する項目を限定していますが、ダウンロードしたCSVでは書類の関連項目（記録事項）が全て含まれています。CSVに出力される値は、「取引ID」を除いて、内部的に管理されたコード番号等ではなく、名称や数値で出力されます。

• 連携用zipをダウンロード

「連携用zip」を選択すると、DocYouで書類取引を行ったデータがjson形式でまとめて『download.zip』というzip名でダウンロードされます。
書類ごとにフォルダが作成され、PDFのドキュメントファイル情報、合意証明書ファイル情報、添付ファイル情報、書類の属性情報（json形式）が含まれます。
ダウンロードしたjsonデータは他システムへの連携に使用することができます。

５．メモ

メモを設定・表示します。メモは備忘録として使用できます。

メモの設定

例として、請求書のメモをクリックします。

枠内にメモを入力し、「保存」ボタンをクリックします。

メモの背景色が紫色に設定されます。

メモの表示

メモの上にマウスポインタを置くと、設定されたメモの内容が表示されます。

６．送信済み書類について

送信した書類は、DocYouのクラウドサーバ内に保存されます。送信先の取引先にて回答（同意）が行われるまでは、取引先にて書類に対する署名など行っていただくことが可能です。取引先にて回答（同意）を行った後は、回答済みの書類として改竄を防止するため、DocYouではご利用の皆様に訂正および削除を行える機能を提供しておりません。契約の訂正が必要な場合は、新たに契約書を作成し取引を行ってください。

送信先の取引先による回答（同意）後の書類についての、保存状態の管理・保存期間・保存担当者については、こちらを参照ください。