書類の送付

書類を送付

１．書類宛先の設定

書類の件名、取引先等の基本情報を入力します。

名称	機能
進行状況	書類送付の工程を表示します。・書類宛先の設定・PDFファイルアップロード・入力項目の設定・書類送付内容の確認・送信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
PDFファイルアップロードへ進む	送付する書類にPDFファイルを割り当てる画面 (PDFファイルアップロード画面)に遷移します。入力項目に不備がある場合、エラーとなります。

１．１．件名

送付する書類の件名を入力します。（必須入力）

※件名に入力可能な文字は、JIS漢字コード：JIS第一・第二水準までです。

※件名の入力値はダウンロードされるファイル名に使用されますので、下記の文字につきましては使用できません。

件名に使用できない文字

文字	名称
¥(\)	円記号(バックスラッシュ)
/	スラッシュ
:	コロン
*	アスタリスク
?	クエスチョン
"	ダブルクォーテーション
<>	不等号
\|	縦棒

使用できない文字が含まれていると、エラーとなります。

※取引先より差し戻された書類は変更できません

１．２．書類パターン

書類パターンを入力します。（必須入力）

※DocYouに登録されている「書類パターン」を指定して頂く必要があります。

例）
【書類パターン：秘密】で検索

文字を入力すると候補が表示されます。（サジェスト機能）

※登録されていない書類パターンを入力した場合、エラーメッセージが表示されます。

※取引先より差し戻された書類は変更できません

１．３．取引先

書類の取引先を設定します。（必須入力）

項目	説明
三社間取引	三社間取引なしの「書類パターン」を選択すると、取引先を１社（取引先１）指定することができます。三社間取引ありの「書類パターン」を選択すると、取引先を２社（取引先１、取引先２）指定する事ができチェックボックスにチェックが入ります。 ※チェックボックスから手動で取引を２社間や３社間に指定することはできません。 ※「書類パターン」選択前は２社間取引で表示されます。
取引先1追加	クリックすると、取引先設定画面が表示されます。取引先設定画面では下記の方法で取引先を設定することができます。取引先を検索する：登録されている取引先の一覧から検索・選択します。
取引先2追加	三社間取引ありの「書類パターン」を選択すると、取引先を２社（取引先１、取引先２）指定する事ができます。また取引先1追加と同様、クリックすると、取引先設定画面が表示されます。取引先設定画面では下記の方法で取引先を設定することができます。取引先を検索する：登録されている取引先の一覧から検索・選択します。

二社間取引の場合

三社間取引の場合

取引先設定画面

「取引先追加」ボタンクリック時に、取引先設定画面が表示されます。

取引先を検索する

登録済みの取引先で登録されている取引先が一覧表示されます。書類の送付先を選択してください。

取引先名称や住所、キーワードを入力して検索する事も可能です。（サジェスト検索機能）
アルファベットの大文字小文字は無視して、検索されます。
ex)取引先名称がAbCdEを含む場合、「ABCDE」と「abcde」どちらの入力でも検索されます。

取引先に反映されます。

右側の「ごみ箱」ボタンをクリックすると、取引先の表示がクリアされます。

※三社間取引にチェックが付いていて、取引先2の設定がない場合、「PDFファイルアップロードへ進む」ボタンを押すとエラーメッセージが表示されます。

※取引先より差し戻された書類は変更できません

１．４．回答希望日

送付する書類の取引先からの回答希望日を設定します。（必須入力）

※初期値として 14日後の日付が表示されます。

入力時にカレンダーが表示され、回答希望日をカレンダーから選択することができます。

直接入力も可能です。

１．５．PDFファイルアップロードへ進む

「PDFファイルアップロードへ進む」ボタンをクリックすると、PDFファイルアップロード画面に遷移します。

送付する書類にPDFファイルを割り当てる画面です。

※入力項目に不備がある場合、エラーとなります。

２．PDFファイルのアップロード

送付する書類PDFファイルをアップロードします。

名称	機能
進行状況	書類送付の工程を表示します。・書類宛先の設定・PDFファイルアップロード・入力項目の設定・書類送付内容の確認・送信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。前の工程をクリックすると画面遷移します。
件名	前画面(書類宛先の設定画面)にて入力された件名を表示します。
書類パターン	前画面(書類宛先の設定画面)にて選択された書類パターンを表示します。
PDFファイル領域	PDFファイルを割り当て・表示する領域です。
ファイル選択	PDFファイルを選択するエクスプローラー画面を表示します。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
書類宛先の設定へ戻る	前画面(書類宛先の設定画面)に戻ります。
入力項目の設定へ進む	PDFファイルに入力項目(必須・任意)を設定する画面 (入力項目の設定画面)に遷移します。 PDFファイルが割り当てられていない場合、エラーとなります。

２．１．PDFファイルの指定

例）
【書類パターン：共通_秘密保持契約書（三社間取引）】の指定

画面中央をクリックして、エクスプローラ画面からPDFファイルを指定します。

「テンプレートのPDFを使用する」ボタンをクリックすると、ファイルをアップロードする代わりにテンプレート設定で使用したPDFファイルを設定できます。

※PDFファイルをドラッグ＆ドロップする事も可能です。

※テンプレート設定で使用したPDFファイルと同一のものである必要はありませんが、項目設定と位置合わせを既に完了しているため、同一のPDFファイルが望ましいです。

用紙サイズはA4に対応しております。

PDFのファイルサイズの上限は５MByteです。お使いの環境によっては、それを下回る事があります。

PDFファイルの制約についてはこちらの注意点をご参照ください。

２．２．入力項目の設定へ進む

「入力項目の設定へ進む」ボタンをクリックすると入力項目の設定画面に遷移します。

３．入力項目の設定

送付する書類（PDFファイル）に対し、入力項目を設定します。

※前画面で指定した書類パターンにテンプレートが設定されている場合はテンプレートの入力項目を初期表示します。

書類パターン、テンプレート照会・更新画面で取引情報必須かつ回答結果確認ありにチェックを入れた場合のみ、各タブに入力項目「取引金額(税抜)」、「取引金額(税込)」、「取引金額(税額)」が追加されます。

※PDFをダウンロードする場合は、一時保存後に再度書類を開いてPDFダウンロードリンクからダウンロードを実施してください。

名称	機能
進行状況	書類送付の工程を表示します。・書類宛先の設定・PDFファイルアップロード・入力項目の設定・書類送付内容の確認・送信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。前の工程をクリックすると画面遷移します。
設定済み項目	PDFファイルに設定された入力項目をページごとに表示します。項目名をクリックすると、入力項目設定領域の該当項目にフォーカスが移動し入力することができます。入力項目の文字の配置(左寄せ・中央寄せ・右寄せ)を指定できます。また、入力項目の削除も可能です。
件名	書類宛先の設定画面にて入力された件名を表示します。
書類パターン	書類宛先の設定画面にて設定された書類パターンを表示します。
入力項目領域	ユーザー・取引先(三社間取引の場合は取引先２あり)ごとに入力項目 (日付・所在地・会社名・代表者名・担当者名・役職・数値・金額)が配置されています。ここからドラッグ＆ドロップし、PDFファイルに設定します。また、入力項目(必須・任意)の追加も可能です。
PDFファイル名	前画面(PDFファイルアップロード画面)にて割り当てられた PDFファイル名が表示されます。
←	PDFファイルの前ページを表示します。
ページ数	PDFファイルのページ数を表示します(表示ページ数／総ページ数)。
→	PDFファイルの次ページを表示します。
入力項目設定領域	PDFファイルに入力項目を設定・表示する領域です。
一時保存	編集中の書類を保存します。
書類を削除する	一時保存済の書類を削除します。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
PDFファイルアップロードへ戻る	前画面(PDFファイルアップロード画面)に戻ります。
書類送付内容の確認へ進む	PDFファイルに設定した入力項目を確認する画面 (書類送付内容の確認画面)に遷移します。入力項目が設定されていない場合、エラーです。

３．１．PDFファイルへの入力項目の設定

各入力項目を編集します。

※入力項目の設定方法については、PDFファイルへの入力項目の設定を参照してください。

※取引先が承認済である事が分かるようにしたい場合、「合意済表示位置」項目を配置してください。

承認後にPDFを印刷すると「合意済」が白抜き文字で印字されます。

※適格請求書発行事業者登録番号について
取引先の書類回答時にPDF入力項目と属性項目として適格請求書発行事業者登録番号の項目が表示されるようになります。

※PDF1ページにつき設定できる入力項目は300件までとなっております。300件を超えている場合、以下のエラーメッセージが表示されます。

３．２．一時保存

「一時保存」ボタンをクリックすると、編集中の書類を保存します。

一時保存処理後、トップページ画面に遷移します。

書類のステータスは書類作成中となります。

当該書類をクリックすると、入力項目の設定画面に遷移し一時保存した内容が表示されます。
また、PDFのダウンロードが入力項目の設定画面と書類送付内容の画面で可能になります。

３．３．書類を削除する

一時保存済の書類の場合、「書類を削除する」ボタンが表示されます。

「書類を削除する」ボタンをクリックすると、ポップアップが表示されます。

「削除」ボタンをクリックすると、一時保存済の書類を削除できます。

削除処理後、トップページ画面に遷移します。

３．４．書類送付内容の確認へ進む

「書類送付内容の確認へ進む」ボタンをクリックすると、書類送付内容確認画面に遷移します。

※必須入力項目に何も入力せずに「書類送付内容の確認へ進む」ボタンをクリックすると、以下エラーが表示されますので３．１．PDFファイルへの入力項目の設定を参考に実施してください。

※入力項目に入力可能な文字は、JIS漢字コード：JIS第一・第二水準までです。それ以外の文字列(JIS第三・第四水準、IBM拡張漢字等)は入力できません。

入力項目「日付」、「数値」、「金額」は、文字タイプに応じた入力チェックを行います。
「日付」はYYYY/MM/DD形式または YYYY年MM月DD日形式、「数値」は数字(半角入力)、「金額」正の整数(半角入力)で入力してください。
「日付」の月日は先頭の0を取り除いた値(ex.2021/1/1)でも入力できます。
文字タイプに適応した文字が入力されていない場合、以下のエラーメッセージが表示されます。

また金額は3桁ごとのカンマ区切りで表示され、PDFにも合意後3桁ごとのカンマ区切りで埋め込まれます。

３．５．入力値でサンプルPDF作成

入力項目の設定画面で配置した入力項目への入力値を埋め込んだ状態でPDFをダウンロードすることで、PDFでの入力値の表示位置がプレビュー確認できます。
入力項目へ値が設定されていない状態でもPDFのダウンロードは可能です。

入力項目の右上部分のプルダウンからプレビューモードを選択します。
デフォルトでは通常モードが選択されています。

入力項目を配置し、各項目に値を設定します。通常モードで既に入力項目を配置済の場合は、値のみ設定してください。
※プレビューモードで設定した入力値はサンプルとしてPDFに印字する値であり、書類パターンとしての入力項目の既定値には反映されませんので、ご注意ください。

プレビューモードを選択すると「入力値でサンプルPDF作成」ボタンが活性になりますので、クリックします。

ファイル名「sample.pdf」でPDFファイルがダウンロードされます。
ダウンロードされるPDFの全ページに「Sample」の透かし文字が入ります。

※PDFファイルの保存場所はブラウザの設定により異なります。デフォルトの設定ではダウンロードフォルダに保存されます。

PDFダウンロード完了後、通常モードへ戻します。

「入力項目の確認へ進む」ボタンが活性になり、書類送付内容の確認へ進めます。通常モードへ戻すことで「PDFファイルアップロードへ戻る」ボタンも活性になります。

４．書類送付内容の確認

前画面(入力項目設定画面)までに入力した内容を確認し、

添付ファイルの選択、ユーザータグ・共通タグの設定、送信メッセージ等を設定し、書類を送信します。

※送信後は書類を訂正する事はできません。 書類内容に誤りが無いか確認してください。

名称	機能
進行状況	書類送付の工程を表示します。・書類宛先の設定・PDFファイルアップロード・入力項目の設定・書類送付内容の確認・送信完了現在の工程を太字で表示します。進行状況を紫の線で表示します。前の工程をクリックすると画面遷移します。
件名	書類宛先の設定画面にて入力された件名を表示します。
書類パターン	書類宛先の設定画面にて設定された書類パターンを表示します。
進捗状況を確認する	取引先との書類の進捗状況を表示します。
PDFファイル名	PDFファイルアップロード画面にて割り当てられたPDFファイル名が表示されます。
←	PDFファイルの前ページを表示します。
ページ数	PDFファイルのページ数を表示します(表示ページ数／総ページ数)。
→	PDFファイルの次ページを表示します。
入力項目設定領域	PDFファイルに入力項目を設定・表示する領域です。
一時保存	編集中の書類を保存します。
アクセス用URL	一時保存済の書類の場合、書類送付内容確認画面の上部に書類アクセス用URLが表示されます。
書類を削除する	一時保存済の書類を削除します。
回答希望日	回答希望日を入力します。書類宛先の設定画面にて入力された日付をデフォルトで表示します。
送信側管理番号	書類の管理番号を入力します。
添付ファイル	書類に添付するファイルを指定します。
ユーザータグ	書類に付けるユーザータグを設定します。
共通タグ	書類に付ける共通タグを設定します。
取引情報	取引情報を設定します。テンプレート設定で取引情報必須の項目にチェックを付けていた場合に表示されます。
契約情報	契約情報を設定します。テンプレート設定で契約情報必須の項目にチェックを付けていた場合に表示されます。
送信メッセージ	取引先へのメッセージを設定します。
チェックリスト	送信時のチェックリストを設定している書類パターンを選択した場合に表示されます。
TOPへ戻る	トップページ画面に遷移します。
入力項目の設定へ戻る	前画面(入力項目の設定画面)に戻ります。
送信する	書類の宛先に設定された取引先に書類が送信されます。 (書類送付内容の確認画面)に遷移します。入力項目が設定されていない場合、エラーです。
書類を取り消す	一度送信した書類の取引を取り消すことができます。 ※送信した書類を取引先から差戻された場合のみ利用可
内部転送	書類を組織内の任意のユーザーにメール転送します。
内部承認	書類内容を確認し、承認します。
操作履歴	組織内で行った操作履歴を表示します。
内部へのコメント投稿	書類毎に組織内部でのコメントのやり取りを表示します。 ※書類の一時保存、もしくは送信した書類を取引先から差戻された場合利用可
取引先へのメッセージ送信	書類毎に取引先とのメッセージのやり取りを表示します。 ※送信した書類を取引先から差戻された場合のみ利用可

差戻された書類について
送付した書類を取引先が差し戻しした場合、画面上部に差戻マークが付与されます。
内容をご確認の上、再度送信をお願いします。

４．１．一時保存

「一時保存」ボタンをクリックすると、編集中の書類を保存します。一時保存処理後、トップページ画面に遷移します。
（３．２．一時保存と同様です）

４．２．アクセス用URL

一時保存済の書類の場合、書類送付内容確認画面の上部に書類アクセス用URLが表示されます。

書類コピーのアイコンをクリックすると、入力項目の設定画面のURLがクリップボードへコピーされます。

４．３．書類を削除する

一時保存済の書類の場合、書類送付内容確認画面の上部に「書類を削除する」ボタンが表示されます。

「書類を削除する」ボタンをクリックすると、ポップアップが表示されます。

「削除」ボタンをクリックすると、一時保存済の書類を削除できます。
削除処理後、トップページ画面に遷移します。
（３．３．書類を削除すると同様です）

４．４．取引先

書類宛先の設定画面にて設定された取引先を表示します。

４．５．回答希望日

回答希望日を入力します。

書類宛先の設定画面にて入力された日付をデフォルトで表示します。

４．６．送信側管理番号

送付する書類の管理番号を入力します。（任意入力）

４．７．添付ファイル

添付ファイルを指定します。（任意入力） PDFファイルと合わせて合計50MByteまでであれば、どんな種類のファイルでも添付する事ができます。ファイル選択をクリックし、表示されたエクスプローラ画面で添付ファイルを選択します。

※「ファイル選択」欄にドラッグ＆ドロップして添付する事もできます。

一時保存済の添付ファイルはリンクあり、一時保存前の添付ファイルはリンクなしで表示されます。

４．８．ユーザータグ・共通タグ

検索用のタグを設定します。（任意入力）タグを設定することで、送付・受信した書類の管理が容易になります。

ユーザータグ：タグを設定したユーザーと、同じ組織に所属するユーザーが利用できるタグです。
共通タグ：取引先のユーザーも利用できるタグです。

タグを設定する際は、以下の場合に応じて設定してください。

登録済みのタグを使用する場合

テキストボックスをクリックし、候補からタグを選ぶ

※予め設定されていないタグを入力しても無効となります。

タグを新たに追加して使用する場合

方法１：事前にタグ設定画面で追加し、候補からタグを選ぶ
タグ設定画面については、タグを照会・更新を参照してください。

方法２：本画面でタグを新規追加し、候補からタグを選ぶ
「タグを追加」ボタンをクリックし、テキストボックスに所望のタグ名を入力し、「追加」ボタンをクリックします。

４．９．取引情報

取引年月日、取引金額を設定します。（任意入力）

※取引年月日は入力時にカレンダーが表示され、取引年月日をカレンダーから選択することができます。

直接入力も可能です。

取引年月日に存在しない日付を入力した場合、エラーになります。

※取引年月日はYYYY/MM/DDの形式で入力してください。

YYYY/MM/DDの形式で入力されていない場合、エラーになります。

※取引金額は整数で入力してください。

整数以外(英字、記号等)を入力した場合、エラーになります。

※取引金額は13桁以内で入力してください。

14桁以上入力した場合、エラーになります。

入力項目「取引金額（税抜）」、「取引金額（税込）」、「取引金額（税額）」が設定されている場合、

各取引金額に入力すると、該当の入力項目にも反映されます。
同じ入力項目が複数個設定されていても、すべての該当金額へ反映されます。

４．１０．契約情報

契約年月日を設定します。（任意入力）

自動更新する場合は自動更新チェックボックスにチェックを入れます。

※契約年月日は入力時にカレンダーが表示され、契約開始日、契約終了日をカレンダーから選択することができます。

直接入力も可能です。

契約年月日に存在しない日付を入力した場合、エラーになります。

また、契約年月日がYYYY/MM/DDの形式で入力されていない場合、エラーになります。

※契約年月日（開始日）≦ 契約年月日（終了日）になるように入力してください。

契約年月日（開始日）＞契約年月日（終了日）の場合、エラーになります。

４．１１．送信メッセージ

送信メッセージを設定します。（任意入力）
2000文字以内で設定してください。

送信メッセージを入力すると、以下の書類操作時にメッセージタブへ内容が投稿されます。

送信する

投稿されたメッセージの確認は、こちらを参照ください。

※2024年11月リリースで新しく追加された機能になります。
※リリース前は〇〇コメントという項目名でした。
以下の書類について、送信コメント、回答コメントまたは回答結果・確認コメントを使用していた場合は本機能の対象外となるため設定した送信メッセージは投稿されず、書類上に設定されます。

書類作成時に一時保存した状態
書類送付後に取引先から差し戻された状態

※メッセージはユーザーと同じ組織および取引先に公開されます。
取引先には非公開のコメントを残したい場合は以下をご利用ください。

メモ
内部へのコメント投稿

４．１２．チェックリスト

チェックリストが表示されます。
チェックリストの内容は送信元が設定しております。詳しくはチェックリスト設定を参照ください。

チェックリストの項目すべてをチェックすると、「送信する」ボタンが活性になります。

※書類を送信するにはチェックリストの項目すべてをチェックする必要がありますので、ご注意ください。

４．１３．送信する

「送信する」ボタンをクリックすると、書類の宛先に設定された取引先に書類が送信されます。

書類の送信元・受信側に所属するユーザーには 「DocYou 書類送付のお知らせ」 メールが送信されます。

「DocYou 書類送付のお知らせ」 メールの送信先は下記の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
送信元組織向け　※	管理者、送信者本人および送信時までに書類を操作したユーザー(操作履歴の操作者全員)
受信側組織向け	「通知メール」が受信するに設定された全ユーザー(管理者、一般で「受信する」を選択)

※送信時通知オフの書類パターンを設定している書類を送信した場合は、書類の送信元にメールは送信されません。

送信処理後、トップページ画面に遷移します。

書類のステータスは取引先確認中となります。

また、送信した書類の一覧表示にも反映されます。

※「送信する」ボタンが活性になっていない場合は、チェックリストの項目がすべてチェックされているかどうかをご確認ください。

４．１４．内部転送

ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーに作成中の書類のリンクをメールで転送することができます。

※ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーが自分以外いない場合、結果が表示されません。

検索
ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーの登録された氏名、またはメールアドレスを検索ボックスに入力すると検索結果が表示されます。
画面上に表示される検索結果の最大件数は200件までです。

ラジオボタン

ボタン名	説明
すべて	ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーが表示されます。
お気に入りのみ	ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーからお気に入り登録(※)されているユーザーのみ表示されます。

※お気に入り登録について
ユーザーの星マークをクリックすることでお気に入り登録ができます。
お気に入り登録されたユーザーは、お気に入りのみのラジオボタンが選択されているときに表示されます。

項目	内容
転送者チェックボックス	転送するユーザーの選択をします。
氏名	ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーの登録された姓と名が表示されます。
最新転送日時	同一書類の転送日時が表示されます。複数回転送された場合、直近の操作日時のみが表示されます。
メールアドレス	ログインユーザーが所属している組織に属するユーザーの登録されたメールアドレスが表示されます。
アサイン	転送するユーザーにアサイン設定することができます。転送者チェックボックスにチェックを付けると手動でON/OFFを切り替えることができます。
お気に入り設定	お気に入り登録するユーザーを設定できます。
転送ユーザー欄	転送者チェックボックスにチェックしているユーザーが表示されます。 ×ボタンで削除もできます。
アサイン対象ユーザー欄	アサイン対象ユーザーが表示されます。
コメント	メールにコメント内容が記載され、「通知メール」として送信されます。また内部転送後、「内部へのコメント投稿」が行われます。（内部へのコメント投稿参照）

転送者チェックボックスにチェックを入れた状態で、転送ボタンを押すと編集していた書類内容が自動的に一時保存されて編集後の内容で対象ユーザに転送されます。

転送ユーザーとアサイン対象ユーザーについて
以下のように、画面下部に転送ユーザー欄とアサイン対象ユーザー欄の2つがあります。
こちらは手動で切り替えて確認することができます。
また、転送ユーザー欄では×ボタンを押すことで転送ユーザーの取り消しをすることができます。

アサイン状況について
内部転送後、画像のようにアサインがONにしたユーザーのみ、書類送付内容確認画面のアサイン状況欄へ表示されます。

４．１５．内部承認

書類内容を確認し、承認したことを明示的に書類に表示します。
※内部的な操作であるため取引先に影響することはありません。

書類内容に承認する場合は、「内部承認」ボタンをクリックします。
ポップアップが表示され、「承認」ボタンをクリックすると、書類が承認されて操作ログに「承認」操作が記録されます。

「内部承認」完了後、書類送付内容確認画面に戻ります。

※「内部承認」ボタンが活性になっていない場合は、内部承認不可が設定されていないかをご確認ください。

書類の送信元に所属するユーザーには 「DocYou 書類内部承認のお知らせ」 メールが送信されます。

「DocYou 書類内部承認のお知らせ」 メールの送信先は下記の表をご覧ください。

メールの種類	宛先
送信元組織向け	管理者、送信者本人および送信時までに書類を操作したユーザー(操作履歴の操作者全員)
受信側組織向け	-

４．１６．操作履歴

ログインユーザーが所属している組織内で行った操作の履歴を直近の履歴から降順で表示します。
書類送付時は一時保存、転送、送信、承認、アサインの操作が表示されます。
DocYou上に書類を最初に登録した人を起票者として操作ログを記載します。また起票者は一括ダウンロードのCSVダウンロードを行ったときにCSVへ出力されます。

転送時にアサインされたユーザーは転送先ユーザー名に記載されます。