DocYouを初めてご利用になる場合
初回ご利用時の流れをご案内します。
2要素認証について
DocYouでは、メールアドレスによる認証に加え、SMS認証による2要素認証システムを採用しております。 これは、2020年9月4日に政府発行の電子契約に関するQ&Aで示されました、電子取引サービスにおける技術的要件(本人確認として2要素認証の必要性)に即した対応です。
この認証システムにより、皆様に安心してDocYouをご利用いただくことが可能となっております。
メールアドレスの登録後、初回ログイン時にSMS認証コード受信用電話番号の登録が必要となります。その後、登録いただいた電話番号宛に認証コードが送られますので、ご確認と確認コード入力画面への入力を行っていただき、登録作業は完了となります。次回以降のログインでは登録いただいた電話番号宛に認証コードが送られます。
※アカウントの2要素認証を無効に設定している場合は、SMS認証による2要素認証は行われません。管理者権限を持つユーザーがアカウントページ画面 から2要素認証の設定を行うことができます。
詳しくは、下記をご参照ください。
ユーザー登録
管理者権限を持つユーザーが、ユーザーを照会・更新画面 にてユーザー登録を行ってください。
登録後、登録されたメールアドレス宛に 「DocYou ご利用者様登録完了のご案内」 メールを送信いたします。
DocYou ご利用者様登録完了のご案内メールの確認
本文内のURLをクリックし、個人情報取扱について並びにサービスご利用規約の同意確認へお進みください。
※メールが届かない場合は下記をご確認ください。
- 迷惑メールフォルダにメールがないか
- セキュリティソフト、ウイルス対策ソフトの設定で受信不可になっていないか
- サーバーのメールボックスが容量不足になっていないか
- メールアドレスは間違っていないか
同意確認
同意確認画面にて、DocYou における個人情報取扱について、ご同意をお願いいたします。
「個人情報取扱について」ボタンをクリックし、個人情報取扱詳細画面にて必ずご確認ください。
個人情報取扱詳細画面を確認後、チェックができるようになります。
DocYou における個人情報取扱について、ご同意いただける場合は、 「個人情報取り扱いの内容を確認しました。」をチェック、「同意する」ボタンをクリックし、パスワード設定にお進みください。
※組織内で初めて利用される方
組織でDocYouをお使いになられる場合、最初のユーザーのみDocYou のサービス利用規約のご確認およびご同意が必要です。
サービス利用規約については、「本サービス利用について」ボタンをクリックし、DocYou利用規約画面にて必ずご確認ください。
個人情報取扱詳細画面とDocYou利用規約画面を確認後、チェックができるようになります。
パスワード設定
パスワード設定画面にて、パスワードの設定をお願いいたします。
※パスワードは、8文字以上15文字以内の大文字、小文字を含む英字、数字、記号をすべて使用して入力して下さい。
※パスワード設定画面でセッションの有効期限が切れている場合、以下のエラーメッセージが表示されます。お手数ですが「DocYou ご利用者様登録完了のご案内」 メール本文中のURLクリックから再度行ってください。
パスワード設定完了後、ログイン画面(メールアドレス入力画面) に遷移します。
メールアドレスを入力して、「続行」ボタンをクリックします。
ログイン画面に遷移するので、パスワードを入力して、「サインイン」ボタンをクリックします。
※メールアドレスは、ログイン画面(メールアドレス入力画面) で入力した値が引き継がれますので、変更せずそのままパスワードのみの入力でご利用いただけます。
SMS認証
※アカウントの2要素認証を無効に設定している場合は、トップページに遷移します。
各ユーザーが初回ログインを行う際は、認証用SMSを受信する電話番号を入力して、「コードの送信」ボタンをクリックします。
入力した電話番号宛に認証用のコードがSMSで送信されます。
確認コード入力画面に送付されたコードを入力して操作を完了してください。
新しいコードを送信をクリックして、確認コード入力画面に送付された新しいコードを入力して操作を完了してください。
SMS認証完了後、トップページに遷移します。
次回以降のログインで設定された電話番号にSMS認証メールが送信されます。
クイックチュートリアル
電子契約・電子取引
書類に回答する(参照:受信した書類を確認)
-
トップページの「未処理」から書類をクリック
-
送信元が入力項目を設定している場合は、赤色のフォームの箇所に入力
※三社間取引で自社が取引先2に設定されている場合は、青色のフォームの箇所に入力 -
ユーザータグを追加(任意)
-
添付ファイル・任意項目を入力
取引情報が表示されている場合、取引金額と取引年月日(開始)は必須入力項目 -
「却下する・同意する・処理中にする」のいずれかをクリックし、回答
書類を送信する(参照:書類を送付)
- 送信する書類に合致する書類パターンがなければ、書類パターンを設定し、 今後も入力項目・位置が同じ書類を送信するならテンプレートを設定する
- トップページの「書類を送付」をクリック
- 必要項目を入力する
- 書類のベースとなるPDFファイルをアップロードする
- 入力項目の入力・項目追加・位置調整をする
- ユーザータグ、共通タグを追加(任意)
- 添付ファイル・任意項目を入力し、送信
ドキュメント管理
ドキュメントを登録する(参照:ドキュメントの登録)
- 登録するドキュメントに合致するドキュメントパターンがなければ、ドキュメントパターンを設定する
- ハンバーガーメニューの「ドキュメントの登録」をクリック
- 登録対象のファイルをアップロードする
- 添付ファイル・管理番号・ユーザータグを追加(任意)
- 保管期間を設定し、その他任意項目を入力後、登録
保管したドキュメントを確認する(参照:保管したドキュメントを確認)
- 件名やドキュメントパターン、ユーザータグなど検索条件を入力し、検索
- 検索結果の件名リンクをクリックし、ドキュメント詳細を表示
- 登録内容の確認を行う
- 必要に応じて、管理番号・ユーザータグ等の情報を更新する